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sep 06

Para emprender o reinventarse, mejor “vivir” planes que hacerlos.

¿Hacer planes de negocio o vivirlos?

Bueno, alguna ilusión tendrás si estás leyendo esto, ¿no? ¿Dónde quieres llegar? ¿Qué resultados te llenarán de orgullo y satisfacción?

Si tu ilusión es montar un negocio, el primer objetivo está claro: ¡poder vivir de el! ¿Cuánto tiempo te darás o tienes para conseguirlo? ¿Cuánto esperas poder “pagarte” mensualmente al cumplirse ese plazo? ¿Cuánto tiempo y esfuerzo diario estarás dispuesto a realizar en ese momento?

Si lo que quieres es revitalizar el negocio que ya gestionas o iniciar una nueva línea de negocio dentro de tu empresa, tendrás preguntas parecidas y sus respuestas correspondientes (bueno, igual las respuestas todavía no :) ).

Sea cual sea el objetivo que te hayas marcado, tendrás más probabilidad de cumplirlo si “vives un plan”. Este post no va de como definir objetivos y planes. Eso queda para otro día. Este post explica la diferencia entre “hacer planes” y “vivir planes”.

Tampoco esperes un rollo de motivación. Esa te la presupongo. Voy a intentar convencerte de algo más técnico y práctico.

¿Por qué necesitas tener planes para tu negocio?

En realidad los haces casi de forma instintiva para un montón de cosas, los escribas en un papel o no. Así somos los humanos, imaginar algo mejor es parte de nuestra naturaleza. También es cierto que planificar con el detalle necesario se nos hace un poco cuesta arriba y muchas veces nos quedamos en el resultado final, pasando de puntillas por el trayecto.

Por ejemplo, a la gran mayoría planificar un viaje, por muy lejano que sea, siempre nos parecerá más sencillo que hacer un plan de negocio. Viajar es más natural para todos.

Piensa un momento en el viaje más complicado y largo que hayas hecho en tu vida, uno de varios días con escalas en varias ciudades y países. Si eres de Zaragoza y lo más lejos que has estado es Utebo, mejor imagina que has ido a China ;) .

Un largo viaje, lo más parecido a crear un negocio

El viaje más parecido a crear un negocio

En ese viaje, alguien (tu y/o la agencia de viajes que contrataste) planificó la ruta, contrató los alojamientos, el transporte, pensó en la comida, presupuesto disponible, dinero en metálico, la ropa más adecuada al clima, lugares a visitar, etc. Vamos, un plan de viaje en toda regla. ¡lo normal!

Solo los muy aventureros se lanzan con su mochila sin saber dónde van a dormir o que transporte van a utilizar.

En definitiva, si vas a emprender un largo viaje, intentas tener todo lo más atado posible. Intentas hacer un plan de viaje que te permita ir con la suficiente tranquilidad como para disfrutarlo y tener los menos contratiempos posibles (y aún así los tendrás, no falla).

Los planes, tienen que trazar el camino que deben seguir los acontecimientos para llegar a aquello que nos hayamos propuesto. Si no lo hacen, no serán planes, serán solo ideas.

Crear un negocio o revitalizar el que ya tenemos es como un viaje de los largos. No puede improvisarse si queremos evitar sorpresas desagradables. Si para hacer un gran viaje no te cuestionas contar con un plan, tampoco puedes hacerlo al emprender una aventura como un negocio.  Así que necesitas un plan, o dos si son pequeños jeje. Necesitas “planificar”. De como planificar, hacer planes estratégicos o de negocio hablaremos otro día.

¿Por qué tener planes no es suficiente? Tenemos que “vivir planes”

Sigamos con ese largo viaje. Planificarlo puede ser divertido, pero lo que realmente queremos es “hacer el viaje” ¿no? Queremos llegar a nuestros destinos, superar los contratiempos que surjan y disfrutar del viaje tal cual lo hemos imaginado.

Quizás no somos conscientes pero, mientras viajamos, normalmente hacemos más cosas de las que pensamos.

Mirando el reloj para controlar nuestro plan

Mirando el reloj para controlar nuestro plan

Llega un momento en el que te pones en marcha, en el día y a la hora a la que comienza tu viaje según lo previsto. Llamas a un taxi para que te lleve al aeropuerto o a la estación de tren. Llega el taxi, te montas “miras el reloj” y te preguntas si llegarás a tiempo para coger tu vuelo. ¡Que levante la mano quien no lo haya hecho alguna vez!

Al mirar el reloj y comprobar si vas en hora, estás “controlando” que tu plan de viaje sigue el curso que tiene que seguir. Llegar tarde puede suponer perder el vuelo o el tren, así que necesitas “controlar” para evitarte problemas.

Si te sobra tiempo, fantástico, pero si piensas que vas a ir un poco justo necesitas “actuar”. ¡Algo tendrás que hacer! Por de pronto le dirás al taxista que vas un poco justo de tiempo. Seguro que también te prepararás para salir lo más rápido posible del taxi. Incluso te pondrás a correr con la esperanza de ganar ese tiempo precioso que habías perdido. Vamos que “actúas”, haces lo que sea para intentar cumplir los horarios. No te quedas parado.

Control para no desviarte de los planes. Control para no perder el avión

Ahí va tu avión, mientras lo miras desde tierra. :-/

Y en este punto puede haberte pasado dos cosas, que ya imaginas. Has llegado a coger el vuelo o lo has perdido.

Si te ha pasado lo segundo, primero dedicas unos minutos a maldecir tu mala suerte, quejarte del tráfico que te ha hecho retrasarte, etc, etc. Aunque lo que realmente haya sucedido sea que se te han pegado las sábanas, jejeje.

Después de esos momentos de higiene mental, vuelves a pensar en tu plan. Tienes claro que ya no vale al 100% tal cual lo tenías previsto, e intentas volver a “planificar” esa primera etapa. Consultas que otros vuelos hay o si cuentas con medios de transporte alternativos que te permitan enlazar con el plan original. Vuelves donde el principio, a planificar.

Bueno, pues esto es vivir un plan. “Planificarlo”, “hacer el viaje”, “controlarlo” y “actuar”. Solo si haces estas cuatro tareas aumentarán tus posibilidades de llegar a destino.

Vivir un plan exige cuatro tareas cíclicas.

A esta conclusión llego hace unos años un señor llamado Deming, que nos decía que las probabilidades de tener éxito al emprender cualquier actividad eran mayores si repetíamos cíclicamente las cuatro tareas que os hemos contado.

Ciclo PDCA, Plan, Do, Check, Act

Ciclo PDCA, Plan, Do, Check, Act.

  • Plan (Planificar): Imagina lo que quieres conseguir y el camino que debe recorrerse para llegar a ello. Mejor si está escrito o pintado.
  • Do (Hacer): Ponte a hacer el trabajo según lo has plasmado en tu plan.
  • Check (Controlar): Comprueba, periódicamente y en momentos críticos, el cumplimiento de tu plan.
  • Act (Actuar): Actúa. Si te estás desviando del plan analiza las causas y plantea soluciones que te hagan volver a cumplirlo. Si eso no es suficiente, vuelve a planificar, cambia el plan e inicia un nuevo ciclo.

Planificar, hacer, controlar, actuar. ¡No puede faltar ninguna!

Que mejoren tus probabilidades de éxito solo funciona si haces estas cuatro tareas correctamente y de forma cíclica. Si dejas de hacer una de ellas, te sobran todas las demás. Volvamos al viaje como ejemplo.

Que pasa si no planificamos

Imagina que no planificas tu viaje. Te pones a viajar y ya está. No te hace falta controlar porque no hay plan que cumplir. Tampoco tienes que actuar, porque es imposible desviarse de un plan que no existe. Eres el perfecto viajero, el que no tiene destino y cualquier sitio le va bien para llegar, para dormir, para comer,…

Vamos, que no tienes objetivos. Sigue así. Llegarás muy lejos, o no.

que pasa si no hacemos nada

Ahora imagina que haces tu plan de viaje, pero no viajas, jajaja. Bueno, puede ser divertido planificar el viaje de tus sueños aunque sepas que será muy difícil que puedas hacerlo.

Si no viajas, obviamente no hay nada que controlar y mucho menos actuar. También podías haberte ahorrado el tiempo dedicado a planificar.

Qué pasa si no controlasImagina que no controlas. Haces tu plan de viaje, te pones a viajar, pero no estás pendiente en ningún momento de si llegas a tiempo al avión, si estás en la terminal del aeropuerto adecuada, etc. Un desastre vamos. Esto implica que tampoco vas a actuar porque no sabes si llegas pronto o tarde, si estás en el sitio correcto o en sus antípodas. Te podías haber ahorrado el tiempo de la planificación, y en lugar de iniciar el viaje mejor haberte quedado en casa viendo la tele.

Qué pasa si no actuasTerminamos con la falta de acción. Tienes un plan de viaje, te pones en marcha con el mismo, vas controlando su cumplimiento pero a la primera desviación que se presenta te quedas quieto, paralizado sin hacer nada. – ¡Oh, vaya! no voy a llegar a coger el tren. hummm, que a gustito se está en la cama. Otra vez que te sobran las cuatro tareas.

O están todas las letras, o las probabilidades de que tengas éxito son reducidísimas, dependerán exclusivamente de tu fortuna. ¿ Cuándo fue que te tocó la lotería? Bueno, pues eso, no te digo más.

Conclusión: dedica tiempo a cada una de estas cuatro tareas

Vivir un plan exige que dediques conscientemente tiempo, sí tiempo, a cada una de estas cuatro tareas. Las tres tareas que peor paradas salen habitualmente en el mundo de los negocios son las de “planificar”, “controlar” y “actuar”.

A planificar solemos darle tiempo pero, como ya comentaba arriba, al no ser una tarea habitual nos cuesta hacerla bien. Muchas veces pensamos que con tener una idea en la cabeza ya es suficiente y que no hace falta abundar en los detalles de como vamos a llegar al objetivo.

En cuanto a las otras dos, solemos controlar a destiempo, cuando las posibilidades de “actuar” son pocas o ninguna. Otras veces lo que sucede es que metemos nuestro plan en un cajón y  ya nadie sabe más de el.

Por eso es una buena idea programarse periodicamente un tiempo para controlar como va tu plan (diaria, semanal o mensualmente tu decides según necesidades y la velocidad a la que funcionan las cosas en tu negocio).

Lo ideal es que puedas revisar los resultados del mes anterior en la primera semana del siguiente, y así tendrás más margen para “actuar”. Además esto te obligará a sacar tu plan del cajón en el que lo habías guardado, jejeje.

Si haces bien tu trabajo de controlar, actuar saldrá en los momentos apropiados y tendrás que ocuparte de menos “urgencias” (¿importante o urgente? ¿te suena?).

Si además hiciste un buen trabajo de planificación es probable que opciones B que descartaste inicialmente puedan ser perfectas para solucionar la desviación de tu plan.

En definitiva, si quieres “vivir” tus planes de negocio, te recomiendo que hagas lo siguiente:

  • Planificar: Dos o tres veces al año, y cuando haya que retocar el plan.
  • Hacer: Todos los días ¿o qué? :)
  • Controlar: Como mínimo una vez al mes, y en todos los momentos críticos de tu plan.
  • Actuar: Cuando sea necesario tras el resultado del control (vamos, también una vez al mes, es lo que hay)

Ejemplo programación de tareas para "vivir planes"Para “controlar” y “actuar” si lo haces mensualmente, mejor programa siempre la misma semana e incluso el mismo día. Para controlar necesitas saber lo que ha pasado en el mes anterior (ingresos, gastos, número de clientes, …) así que busca un día en el que tengas la certeza de poder contar ya con toda esa información. El primer miércoles del mes, por ejemplo.

Reserva los días en tu agenda ahora mismo. Nada te lo impide.

¿Y ahora que vas a hacer? ¿Seguirás haciendo planes o pasarás a vivirlos?

 

 

1 comentario

1 ping

  1. inma

    Muy interesante y didactico. Felicidades por esta nueva iniciativa.

  1. Pon un modelo o más en tu empresa / negocio - EntrePapeles » EntrePapeles

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